Denk je eraan om een IVR systeem op te zetten? Een Interactive Voice Response systeem? Wat horen uw klanten nu als ze u bellen buiten de kantooruren, of terwijl ze even in de wacht gehouden worden? Een gepaste inspreek-stem voor uw telefoonboodschappen, heeft u die?
Via www.voices.be bestel je via mijn webshop je telefoonboodschappen op maat.
On hold messaging: do’s en dont’s
Wanneer klanten bellen, en ze even aan de lijn gehouden worden, is het belangrijk dat ze aangesproken worden door een professionele warme, vriendelijke stem. Het is immers de eerste indruk van je bedrijf.
Je geeft er meteen mee aan dat ze even moeten wachten, of tijdens de kantooruren terug kunnen bellen. Telefoonboodschappen zijn een handige tool om je klanten ook te verwijzen naar de website, waar ze meer informatie kunnen vinden.
Automatische menu’s zijn alomtegenwoordig. Druk 1 voor facturatie. Druk 2 om een medewerker te spreken. Je kunt je callcenter beter organiseren met een slimme on hold messages.
Een professionele stem zoeken of zelf inspreken?
Je kunt er natuurlijk voor kiezen om de telefoonboodschappen zelf in te spreken. Dat kan zorgen voor een persoonlijke touch. Maar voor veel nieuwe klanten kan dit ook onprofessioneel overkomen, als de stem niet duidelijk en verstaanbaar is voor iedereen. Een professionele stem heeft het voordeel dat deze dialectloos is, en kan bovendien zeer persoonlijk klinken. Zowel voor een groot bedrijf, als voor een kleine zaak.
Wanneer is een IVR nodig?
Als de klant je belt buiten de kantoor uren, kun je deze vragen om op een later moment terug te bellen. Of via de interactive voice response telefoonboodschappen, een bericht laten inspreken. Tijdens de kantooruren, kan je de klant even on hold houden, door hem even te vragen een ogenblikje geduld uit te oefenen. Wanneer je meerdere diensten hebt binnen je bedrijf, is dit ook een ideale manier om de klanten door te verbinden met de sales afdeling, de account afdeling of de klantendienst.
Bienvenue & Welcome.
Vergeet ook zeker niet je klanten te begroeten in de verschillende landstalen. Ook dit is mogelijk. Ik ben een native Vlaamse voice-over stem, maar kan ook je voice prompts in het Frans en Engels inspreken. Dat is geen probleem. Indien gewenst, kan ik je ook enkele collega’s aanraden. Alles is mogelijk.
Enkele schrijf tips:
Begin steeds met een korte vriendelijke begroeting. Zo wordt je zelf waarschijnlijk ook het liefst eerst aangesproken, vooraleer je een wachtmuziekje te horen krijgt.
Geef extra informatie over je bedrijf. Je huidige promoties kun je hier ook kort vermelden. Het geeft je wachtende klant iets om over na te denken.
On-hold messages hoeven ook niet eindeloos te duren. Indien je niet meteen te woord kunt staan, kun je ook vragen of de klant zelf terug gebeld wilt worden. Ze kunnen zo hun telefoonnummer of vraag achterlaten.
Laat je bijstaan bij het schrijven van je script. Sommige zinnen zien er mooi uit op papier, maar zijn geen spreektaal, en kunnen erg gekunsteld klinken. Wil je dat ik je doorverwijs naar een goeie copywriter voor je telefonie berichten? Ook dat kan!
Kort samengevat
Een professionele stem straalt vertrouwen uit
Maak gebruik van de wachttijd: geef extra informatie
Zorg voor goeie scripts
Kies je voice-over stem met zorg: het is je eerste indruk
Meer blog-artikelen
Ik leg je stap voor stap uit hoe je zelf kan voice-over worden. Van je eerste demo tot het inrichten van je homestudio. Tips over stem- en microfoontechniek. En hoe vind je voice-over werk?
